Rundschreiben Nr. 792 ter verstärkt die Anforderungen an die Kundenidentifizierung und -verifizierung für die AML/CFT-Compliance bei AED-beaufsichtigten Unternehmen in Luxemburg
Das am 28. Juli 2025 veröffentlichte Rundschreiben Nr. 792 ter aktualisiert die Verpflichtungen der Unternehmen, die der Kontrolle und Aufsicht der Administration de l’Enregistrement, des Domaines et de la TVA (AED) in Luxemburg im Kampf gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unterliegen. Dieses Rundschreiben verstärkt die Anforderungen an die Identifizierung und Überprüfung der Identität von Einzelkunden im Einklang mit dem geänderten Gesetz vom 12. November 2004, das die Maßnahmen zur Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (AML/CFT) regelt. Von der AED beaufsichtigte Unternehmen sind verpflichtet, ihre Kunden zu identifizieren und deren Identität anhand von Dokumenten, Daten oder Informationen aus zuverlässigen und unabhängigen Quellen zu überprüfen. Dies umfasst elektronische Identifizierungsmethoden und Vertrauensdienste, die gemäß der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 ( bekannt als eIDAS-Verordnung) anerkannt sind, oder andere sichere Identifizierungsverfahren, die von den zuständigen nationalen Behörden genehmigt wurden. Die Identifikationsdokumente müssen von öffentlichen Behörden ausgestellt sein und können Personalausweise, Reisepässe oder andere ähnliche Dokumente aus zuverlässigen Quellen umfassen.
Es ist wichtig, dass diese Identifikationsdokumente gültig sind, vom Kunden unterschrieben wurden und ein deutliches Foto enthalten. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Dokumente verständlich, nachvollziehbar und lesbar sind, sowohl für sie selbst als auch für die Aufsichtsbehörden. Insbesondere bei ausländischen Identitätsdokumenten, die nicht luxemburgisch sind, sollten die wichtigsten Informationen wie
- Nachname(n),
- Vorname(n),
- Geschlecht,
- Staatsangehörigkeit,
- Geburtsdatum,
- Ausweisnummer,
- Ablaufdatum und
- ausstellendes Land,
sowohl in Englisch als auch in der Originalsprache angegeben werden. Diese Anforderung stellt sicher, dass der Inhalt des Identitätsdokuments sowohl für die Unternehmen als auch für die Aufsichtsbehörden vollständig verständlich ist.
Die Kundenidentifizierung muss vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung erfolgen. Darüber hinaus ist während der gesamten Dauer der Geschäftsbeziehung eine fortlaufende Wachsamkeit erforderlich, um die anhaltende Gültigkeit der Identitätsdokumente zu bestätigen. Unabhängig davon, ob die Identifizierung persönlich oder aus der Ferne erfolgt, müssen die Unternehmen eine Überprüfung durchführen und einen materiellen und wirksamen Nachweis dieses Prozesses aufbewahren. Die Verantwortung für die Erbringung eines solchen Nachweises liegt vollständig beim Unternehmen.
Die für die Identifizierung verwendeten Mechanismen und das angewandte Maß an Wachsamkeit müssen verhältnismäßig und angemessen zu den durch die Risikobewertung des Unternehmens identifizierten Risiken sein. Dieser risikobasierte Ansatz bedeutet, dass die Methode und der Umfang der Kundenidentitätsüberprüfung direkt das Ergebnis der vom Unternehmen durchgeführten vorherigen Analyse widerspiegeln sollten.
Es ist wichtig, zwischen der von den Unternehmen durchgeführten Überprüfung und der Authentifizierung (der Konformitätsbescheinigung), die von zuständigen und unabhängigen Behörden durchgeführt wird, zu unterscheiden. Die Authentifizierung kann als zusätzliches Mittel zur Überprüfung der Identität eines Kunden dienen, sollte aber nicht mit der den Unternehmen obliegenden Überprüfungspflicht verwechselt werden.
Dieses Rundschreiben ersetzt das frühere Rundschreiben Nr. 792 vom 25. Januar 2019 und das Rundschreiben Nr. 792 bis vom 30. Oktober 2020. Durch die Klärung dieser Identifizierungsanforderungen und die Betonung der kontinuierlichen Wachsamkeit und Sprachstandards für ausländische Dokumente zielt das Rundschreiben Nr. 792 ter darauf ab, den AML/CFT-Rahmen Luxemburgs zu stärken und die Transparenz bei den beruflichen Sorgfaltspflichtprozessen zu verbessern.
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